Überraschungen brachte die jüngste TrendAnalyse der DeGefest (Deutsche Gesellschaft zur Förderung und Entwicklung des Seminar- und Tagungswesens). Sie konzentrierte sich in diesem Jahr darauf, die Erwartungen der Kunden an Tagungsstätten zu erkennen und herauszufinden, ob die Tagungsstätten die Kundenerwartungen richtig einschätzen. Ein weiteres Ziel der DeGefest TrendAnalyse 2010 war es, die Reaktionen auf die Wirtschaftskrise sichtbar zu machen. Die Untersuchung, bei der Tagungsstätten, Trainer und Kunden befragt wurden, führte Prof. Dr. Jerzy Jaworski mit Studenten der Hochschule Heilbronn im Auftrag der DeGefest durch.

Auf den ersten Blick nicht realistisch erschien den Wissenschaftlern die geringe Bewertung der Verfügbarkeit und der Ausstattung von Tagungsräumen. Doch eine Überprüfung ergab, dass dies als selbstverständlich angesehen wird angesichts der großen Dichte guter Tagungsstätten in Deutschland. Deshalb wurden Anforderungen wie flexible Bestuhlung, ausreichende Zahl Parkplätze und gute Erreichbarkeit bei der Auswahl von Tagungsstätten besonders hoch angesetzt. Bemerkenswert ist auch, dass Tageslicht in den Tagungsräumen als wichtige Bedingung angesehen wird. Hier wirkt sich die technische Entwicklung bei Beamern und Projektoren aus: Sie haben inzwischen eine so hohe Lichtstärke, dass Verdunkelung, noch vor zehn Jahren ein Muss, als nicht mehr erforderlich angesehen wird. Hoch bewertet wird auch die gastronomische Versorgung. Auch hier gilt: Wenn alles Andere selbstverständlich ist, dann wird die Gastronomie wichtiger.

Von elementarer Wichtigkeit ist nach wie vor der zentrale Ansprechpartner. Kunden, gleichermaßen wie Betreiber und Trainer favorisieren mit weitem Abstand im Bereich der Dienstleistungen die Betreuung aus nur einer Hand.

Beim Einsatz von Tagungstechnik dominieren audiovisuelle Medien. Live-Übertragung in andere Räume und Konferenzschaltungen hingegen werden offenbar selten genutzt. Auch die Verfügbarkeit von Dolmetscher-Anlagen rangiert eher auf den hinteren Plätzen. Es wird erwartet, dass die Tagungsstätten die Technik zur Verfügung stellen, sei es als hauseigene Dienstleistung oder über lokale Anbieter; nur wenige Kunden organisieren den Technik-Einsatz selbst.

Gefragt wurde auch nach den Auswirkungen der Wirtschaftskrise. Nahezu alle Tagungsstätten berichteten von Umsatzeinbrüchen. Im Durchschnitt sanken die Umsätze um 15%. Die Anbieter reagierten darauf zum Teil mit Preiszugeständnissen für Übernachtungen und begleitende Dienstleistungen, aber auch mit einer Reduzierung der Marketing-Ausgaben.

Nachdenklich werden müssen die Betreiber von Tagungsstätten, wenn auf die Frage nach der Wichtigkeit bestimmter, von den Tagungsstätten selbst hoch bewerteter Dienstleistungen, wie Vermarktung der Veranstaltung, Erstellung von Drucksachen, Erstellung und Pflege von veranstaltungsbezogenen Internetseiten, die Kunden eher abwinken.

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