Das DeGefest Institut bietet im Auftrag der DeGefest (Deutsche Gesellschaft zur Förderung und Entwicklung des Seminar- und Tagungswesens - Die Expertengemeinschaft für erfolgreiche Seminare und Tagungen) allen Tagungsstätten / Hotels / Bildungszentren an, durch eine Prüfung ihre Tagungseignung nachzuweisen.

Das DeGefest Institut vergibt, je nach Ausgang der Prüfung, die Prädikate "Premium", "Business" und "Classic".
Die geprüften Häuser sind befugt, die Bezeichnung "DeGefest-geprüfte Kongress- und Tagungsstätte" zu führen und in allen werblichen Auftritten zu verwenden; sie erhalten zu diesem Zweck das Prüf-Logo als elektronische Datei bzw. als Druckvorlage.

Eine Urkunde bestätigt die Prüfung. Den geprüften Häusern wird eine Plakette übergeben, die am oder im Haus angebracht werden kann und so die erfolgte Prüfung nach außen sichtbar macht. Bei der Prüfung geht es einerseits um die harten Faktoren - also bauliche, technische und die Atmosphäre beeinflussende innenarchitektonisch-gestalterische Merkmale - und andererseits sollten auch die als weiche Faktoren empfundenen Merkmale - darunter vor allem die Dienstleistungsqualität - erfasst werden.

Als wichtigste Aufgabe sahen es die Mitglieder des Prüfer-Teams an, den Nutzern möglichst viele Entscheidungsdaten zu liefern und sich einer subjektiven Bewertung weitestgehend zu enthalten. Aber andererseits wünschen sich die Tagungsstätten-Nutzer auch eine Klassifizierung.  Sie wurde auf der Basis mess- und zählbarer Angaben geschaffen: Premium, Business und Classic. In dem Bestreben, möglichst alle Anforderungen zu erfassen, ist ein Fragebogen entstanden, der die Grundlage der Vorbewertung und der anschließenden persönlichen Besichtigung und Klassifizierung ist.

Die Mitglieder des Prüfer-Teams haben viele Gespräche mit Betreibern von Tagungsstätten und Veranstaltern geführt, um herauszufinden, welche Fakten entscheidend für die Durchführung erfolgreicher Tagungen und Seminare sind.  Dabei fand sich das Team in seiner Ansicht bestärkt, dass die Tagungswirtschaft zu vielfältig ist, um über den Kamm einer subjektiven Bewertung geschoren zu werden. Ein Tagungshotel in ländlicher Umgebung und etwas abgeschieden von den großen Verkehrsströmen bedient in der Regel ein anderes Marktsegment als eine Tagungsstätte in einer Großstadt. Dementsprechend unterschiedlich sind die Anforderungen seitens der Kunden und damit die Ausstattungen der Häuser.
Diese Erkenntnisse sind in die Bewertungen eingeflossen.

Bewertet wird die Qualität der Organisation, die Qualifizierung der Mitarbeiter, die Verfügbarkeit technischer Hilfsmittel und die Ausstattung der Räume etwa zu gleichen Anteilen.

In der technischen Ausstattung gibt es große Unterschiede, doch sind diese in der Regel - wie die Gespräche zeigten - meist marktgerecht.

Viele Häuser haben sich stark auf ganz bestimmte Zielgruppen spezialisiert und richten sich nach deren Anforderungen. So wird in einem Haus, das auf Schulungsseminare mit geringer Teilnehmerzahl eingestellt ist, ein Daten-Projektor oft nicht benötigt. Stattdessen ist die Ausstattung mit Flipcharts und Pinnwänden dort besonders wichtig. Die Gespräche zeigten auch, dass die Tagungsstätten in den letzten Jahren unter dem Druck des Marktes viel getan haben, flexibel auf Sonderanforderungen zu reagieren.

Sie kooperieren in vielen Fällen mit externen Dienstleistern, um in kurzer Zeit jedes gewünschte Gerät bereitstellen zu können. Damit relativiert sich die Forderung nach möglichst weit gehender Ausstattung, zumal die rapide technische Entwicklung jede Ausrüstung in kürzester Zeit veralten lässt. Die Bewertung berücksichtigt dies dadurch, dass sie „innerhalb von 30 Minuten beschaffbar“ bestimmter, besonders teurer Geräte - wie z.B. Daten-Projektoren - als Verfügbarkeit akzeptiert. In jüngster Zeit haben sich in mehreren Regionen Kooperationen gebildet, die sich eine gemeinsame Vermarktung auf die Fahne geschrieben haben. Dieser Entwicklung trägt das DeGefest Institut dadurch Rechnung, dass es spezielle Vereinbarungen für die Tagungsstätten einer Region anbietet.

Prüfungen können jederzeit durchgeführt werden. Die Prüfgebühr für die Erst-Prüfung einschließlich Plexiglas-Plakette, Lizenz für die Verwendung des Prädikats "DeGefest-geprüfte Kongress- und Tagungsstätte", Druckvorlage bzw. Datei des Logos, Urkunde, das Portrait mit Foto im Online-Portal des Instituts mit Verlinkung zur eigenen Website der Tagungsstätte und Reisekosten des Prüfers beträgt für einzelne Tagungsstätten EUR 800,- + 19% MwSt. Die Geltungsdauer der Prüfung beträgt drei Jahre. Nach diesem Zeitraum kann die Prüfung wiederholt werden (Prüfgebühr für eine Wiederholungs-Prüfung: EUR 700,- + 19% MwSt. Im Rahmen der Wiederholungs-Prüfung wird keine neue Plexiglas-Plakette geliefert; auf Wunsch kann diese jedoch gegen Aufpreis erworben werden).

Bei Prüfung mehrerer Tagungsstätten/Hotels bieten wir Rabatt:
Für 2-5 Tagungsstätten/Hotels gewähren wir einen Rabatt von 10%, über  5 Tagungsstätten/Hotels gewähren wir einen Rabatt von 15% für jedes geprüfte Haus.
DeGefest-Mitglieder erhalten einen Rabatt von EUR 80,- für die Erst-Prüfung sowie für eine Wiederholungsprüfung.

Wenn Sie Ihr Haus mit dem Prädikat "DeGefest-geprüfte Kongress- und Tagungsstätte" aus der Vielzahl der Angebote als besonders geeignet herausheben wollen, wenden Sie sich an das

DeGefest Institut GmbH
für Bildung und Beratung
GmbH für Bildung und Beratung
Xaver-Fuhr-Straße 101
68163 Mannheim
Tel: (0621) 42509-47/-48
Fax:(0621) 42509-71
E-Mail: info@degefest-institut.de
Web: http://www.degefest-institut.de/
Ansprechpartner: Klaus Goschmann, Christina Wedel-Thomas

Verzeichnis der DeGefest geprüften Kongress- und Tagungsstätten